Nowe metody działania, zmiana regulacji wewnętrznych i zewnętrznych, dodatkowe obowiązki, reorganizacja, rozwój, testowanie nowych technologii powoduje, że co chwilę jako menedżerowie podejmujemy wyzwania, aby skutecznie wprowadzać zmiany.
Cześć zmian przechodzi gładko i dynamicznie i to jest stan idealny. Jednak zdarzają się zmiany, które przyprawiają nas o kolejne siwe włosy.
Zmiany, które dotykają stare wygodne nawyki, wymagają zamiany myślenie, czy uczenia się nowych kompetencji mogą stanowić wyzwanie dla naszych pracowników. Pracownik, który nie rozumie zmiany i ona dla niego trudna może stawiać opór.
Ten opór może objawiać się różnymi zachowaniami takimi jak unikanie podejmowania prób wprowadzenia zmiany, udowadnianie nam, że jest ona niepotrzebna, a czasem także sabotowanie naszych działań.
Pojawiają się również trudne emocje – strach przed nowym, złość czy poczucie niezrozumienia. Słyszymy wówczas od pracownika w delikatnej wersji „zmiana jest niepotrzebna” „że to się nie uda” …”jest dobrze więc, po co coś zmieniać”
Jako menedżer mamy w takiej sytuacji 2 wyjścia – abo zmagać się, siłować z pracownikiem na słowa czy argumenty co jest prostą drogą do konfliktu lub spróbować poszukać przestrzeni na dialog i współpracę.
Jednym z narzędzi, które wówczas można użyć jest Analiza 5 Sił blokujących zmianę.
Jest to metoda, którą możemy zastosować jednakowo w pracy indywidualnie jako narzędzie do autorefleksji, jak i do pracy z zespołem/ pracownikiem, który jest w fazie oporu.
Zobacz Dedykowane Szkolenie „Narzędzia menadżerskie wspierające zarządzanie zmianą”
Siła oporu 1 – Informacja
Informacja na temat zmiany, a raczej jej brak może sprawić, że pracownik może się czuć pominięty, zignorowany, niedoceniony. Rolą menedżera jest sprawdzenie poziomu informacji pracownika i rozjaśnienie ewentualnych niejasności
Pracując z zespołem/pracownikiem można zadać pytania:
- Co już wiesz nt zmiany?
- Czego potrzebujesz się dowiedzieć?
- Jakiej informacji Ci brakuję?
- O czym chcesz porozmawiać w kwestii zmiany?
Siła oporu 2 – Poznawcza
Jeśli nie rozumiemy zmiany, nie jest ona dla nas logiczna to nie traktujemy jej osobiście, nie utożsamiamy się z nią, też trudno jest się w nią zaangażować. Często w początkowej fazie zmiany możemy odczuwać chaos, dezorganizację. Nie wiemy, jak się mamy zachowywać wobec zmiany i jak z nią pracować.
Jako menadżerowi warto poszukać, podrążyć co sprawia, że pracowniku czuję się niepewnie w nowej sytuacji, jakie kwestie wymagają do tłumaczenia – jakie działania mogą pomóc pracownikowi przejść przez fazę niezrozumienia i niepewności.
W tym obszarze pomocne mogą być pytania:
- Co jest niejasne?
- Co wymaga do tłumaczenia?
- Co lub kto może pomóc Ci poznać/ zrozumieć zmianę?
Siła oporu 3 – Motywacja
Motywacja nie jest czymś danym na stałe i może się zdarzyć, że po prostu czujemy niechęć, aby zaangażować się w zmianę. Nasz spadek motywacji może również wynikać wielkości i trudności zmiany. Zmiana może być po prostu też dla nas nieatrakcyjna lub nie będziemy widzieć dla siebie korzyści w stosunku do zaangażowania.
Jako menedżer powinniśmy zwrócić uwagę na poziom motywacji, znaleźć źródło niechęci i sprawdzić co mogłoby pomóc pracownikowi się zaangażować w zmianę.
Pytania pomocne na tym poziomie oporu to:
- Czego nie chcę robić?
- Co Cię/ Was zniechęca?
- Czego nie chcesz stracić ?
- Czego potrzebujesz, aby się zaangażować?
Siła oporu 4 – Kompetencje
Nowe sytuacje mogą wymagać nowych kompetencji. Co do zasady uczenie się daje nam przyjemność i satysfakcję, ale … mimo wszystko nauka nowych umiejętności jest wymagająca. Potrzebujemy czasu, energii, dodatkowych instrukcji czy też osoby, która wprowadzi nas w temat. Jeśli do tej pory czuliśmy się kompetentni, zajmowaliśmy rolę eksperta – to znalezienie się w sytuacji, w której jesteśmy osobą uczącą się może odebrać nam pewność siebie.
Pytania pomocnicze w tym obszarze:
- Co jest trudne ?
- Czego potrzebujesz/ potrzebujecie się nauczyć?
- Kto może przekazać Ci wiedzę?
- Jakie wiedzy potrzebujesz/ potrzebujemy?
- Kto już to umie/wie?
Siła oporu 5 – Systemowa
Decyzji/ Zmiany wprowadzone na potrzebę chwili (np. praca zdalna w obliczu epidemii), odpowiadające na wyzwania/ problemy mogą napotkać opór w postaci regulacji wewnętrznych lub zewnętrznych przepisów prawa.
Do tego opór systemowy może wynika z technologii, z których korzystamy. Nasze programy, systemy, software wymagają czasu na dostosowanie do nowych wymagań. Dość często też my potrzebujemy nauczyć się nowej funkcjonalności.
Menadżer zarządzający zmianą powinien wyrobić sobie zdolność patrzenia z góry na procesy zadaniowe, widzieć więcej i szerzej – oczywiście w takim podejściu zawsze cenne są rozmowy z pracownikami – ekspertami, którzy mogą zwrócić nam uwagę na istotne kwestie.
Tu warto się znaleźć odpowiedzi na pytania:
- Które przepisy/ procedury blokują/wpłyną na zmianę?
- Jak nasze systemy są przygotowane do zmiany?
- Co należy zmienić w naszych regulacja, aby zmiana była możliwa?
Analiza 5 Sił oporu daje nam szansę na szybsze przejście do fazy prób i akceptacji zmiany, zweryfikowanie metod wprowadzenia zmian, usprawnienie komunikacji, lepszym zrozumieniu potrzeb całego zespołu.
To i inne narzędzia wspierające proces zmiany możecie poznać na naszym szkoleniu „Narzędzia menadżerskie wspierające zarządzanie zmianą”
