Jakie pierwsze odczucie pojawia się u Ciebie na słowo „feedback”?
A jakie pojawia się u Twoich pracowników?
Wiele osób na te pytania odpowie, że feedback kojarzy im się z czymś nieprzyjemnym, a odczucie, jakie im towarzyszy, to obawa, lęk, niechęć. I… co tu dużo mówić – jest to dość częsta reakcja wynikająca z naszych wieloletnich doświadczeń, szczególnie z kilkunastu lat edukacji szkolnej oraz akademickiej. Większość szkół „funduje” nam dość destrukcyjną formę informacji zwrotnej, a mianowicie doświadczanie oceny i krytyki.
Nic więc dziwnego, że gdy w pracy spotykamy się z narzędziem nazywanym „oceną pracownika”, może kojarzyć się źle i możemy spodziewać się otrzymania uwag na swój temat.
Nikt nie lubi słuchać krytyki. Natomiast każdy potrzebuje być doceniony, zauważony. Potrzebuje informacji na temat swoich działań, ich kierunku (czy jest właściwy, czy nie), chce się doskonalić, rozwijać, osiągać postępy, odnosić sukcesy. Do tego potrzebna jest wiedza, jak nas odbiera otoczenie.
I taką wiedzę daje nam prawidłowo udzielona informacja zwrotna.
Zobacz dedykowanie szkolenia:
Co nam daje feedback?
Z perspektywy rozwoju zawodowego otrzymywanie feedbacku pozwala pracownikom m.in.:
- Dowiedzieć się, z czym sobie nie radzą, czyli nad czym muszą jeszcze popracować
- Do jakich zadań mają predyspozycje
- Jakie mają mocne strony i do czego mogą je wykorzystać
- Jakie są efekty ich pracy
- Jakie i w jaki sposób budują relacje ze współpracownikami
- Jak rozwiązują konflikty
- Jak się komunikują z innymi współpracownikami
Informacja zwrotna służy do przekazywania pozytywnego i niepozytywnego feedbacku.
Wykonana w sposób prawidłowy pomaga w rozwiązywaniu problemów, a także jest sposobem na wsparcie rozwoju zawodowego pracownika.
Wskazówka dla menadżera
Ważne jest, aby udzielać informacji zwrotnej w taki sposób, aby pracownik jej wysłuchał oraz wykorzystał zawarte w niej uwagi.
W ten sposób zwiększysz poczucie zaufania do siebie, jako lidera.
W rozmowach z pracownikami kieruj się opisanymi dalej czterema zasadami (opracowane na podstawie „Podręcznik menedżera” Harvard Business Review).
Praktyka czyni mistrza – im więcej takich rozmów przeprowadzisz, tym będziesz w nich lepszy i będziesz je realizował z coraz lepszym skutkiem.
Zobacz dedykowanie szkolenia:
1.Obiektywnie przeanalizuj sytuację
Przemyśl swoje ewentualne uprzedzenia i założenia. Postaraj się zrozumieć daną sytuację, którą chcesz zaadresować.
Pomocne mogą być takie pytania:
- Co zaobserwowałem?
- Co powiedzieli mi inni?
- Jakie rzeczy, zachowania, mowę ciała, ton głosu interpretuję?
- Jakie to ma znaczenie?
- Czego nie wiem?
2. Zaplanuj rozmowę
Ułóż sobie, co chcesz powiedzieć i, jeśli to możliwe, przećwicz. Przekaż pracownikowi z pewnym wyprzedzeniem, że chcesz z nim porozmawiać i na jaki temat. Warto, abyś nie zaskoczył pracownika.
Wypisz sobie główne punkty, które chcesz omówić.
3. Przeprowadź rozmowę
Ważne, abyś podczas rozmowy skupiał się na zachowaniach i umiejętnościach, a nie na motywacjach i cechach pracownika. Nie używaj więc twierdzeń w rodzaju „jesteś osobą …”, „zawsze robisz …”.
Język, jaki warto używać do przekazania niepozytywnej informacji zwrotnej, to:
- Niepokoi mnie to zachowanie …
- Wpływ takiego zachowania na twoich współpracowników jest …
- Kiedy to powiedziałeś, …
- Kiedy to zrobiłeś, …
- W rezultacie twoich działań …
- Wyniki, o które mi chodzi, są …
Pamiętaj, abyś dowiedział się, co o danej sprawie sądzi pracownik. Często okazuje się, że jest coś, czego menadżer sam nie dostrzega.
Pomogą Ci w tym następujące zwroty:
- Co sądzisz o tej kwestii?
- Jak moje spostrzeżenia mają się do tego, co ty zaobserwowałeś?
- Czy pominąłem coś ważnego?
Jeśli napotkasz sprzeciw pracownika, nie upieraj się na siłę przy swoim zdaniu. Taka postawa pracownika nie musi oznaczać, że podważa Twój autorytet. Zamiast obstawania każdy przy swoim zdaniu, postaraj się ustalić, w czym się zgadzacie i w czym się różnicie.
Pomocne mogą być następujące pytania:
- Czy możesz mi pomóc dokładniej zrozumieć tę kwestię?
- Zgadzamy się co do …, natomiast mamy różne zdania odnośnie do … Sądzę, że ta różnica poglądów wynika z … Co ty o tym myślisz?
4. Patrz do przodu
Nie zapomnij zakończyć spotkania spojrzeniem w przyszłość.
Zadbaj o to, co wspólnie z pracownikiem możecie uzgodnić odnośnie kolejnych kroków oraz przyszłych oczekiwań.
Złota zasada
Odnoś się do zachowań pracownika, a nie do jego osoby.
Ocena osoby jest formą krytyki. Zamiast tego opisz pracownikowi swoje odczucia oraz sposób w jaki Ty odbierasz daną sytuację. I pytaj pracownika o jego punkt widzenia.
Miękko do człowieka – twardo do problemu.
Zobacz dedykowanie szkolenia:
